Lavorare Meglio, non di Più: Quali sono le Attività Aziendali che Fanno Perdere più Tempo, se Gestite Male?
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1- RIUNIONI
Cosa si intende: assenza di obiettivi dell’incontro e ordine del giorno, scarso coinvolgimento, durata elevata e inversamente proporzionale al valore generato.
Tempo medio perso stimato: 3 ore a settimane.
Best practice: riunioni brevi, mirate a specifici obiettivi condivisi preventivamente, un unico moderatore che detti i tempi e aiuti la plenaria a restare sempre in tema.
2 - EMAIL
Cosa si intende: prolissità per questioni facilmente risolvibili a voce, abuso del CC, forma inadeguata che spesso comporta misunderstanding.
Tempo medio perso stimato: 15 minuti a singola mail.
Best practice: favorire e invitare ad abbracciare una cultura del confronto diretto, limitando l’utilizzo dello strumento e-mail alle comunicazioni che strettamente lo necessitino, implementazione di strumenti di messaggistica istantanea per comunicazioni più rapide.
3 - ARCHIVIAZIONE
Cosa si intende: processi non standardizzati, mancanza di una struttura condivisa, organizzazione caotica (file sparsi, versioni duplicate, naming non regolamentato…).
Tempo medio perso stimato: 8 ore a settimana
Best practice: snellimento dei processi, revisione dei flussi, implementazione di strumenti di archiviazione centralizzati, naming chiaro e condiviso.
4 - DATA ENTRY
Cosa si intende: attività non automatizzate e ripetitive, inserimento dati a mano.
Tempo medio perso stimato: 8 ore a settimana, di cui 1 per correzione errori ed eventuali aggiornamenti.
Best practice: automazione dei processi attraverso l’implementazione di software integrati.
5 - ANALISI E REPORTISTICA
Cosa si intende: richiesta costante di numeriche e reportistica non finalizzata, KPI poco chiari e spesso fini a sé stessi, analisi interne ridondanti.
Tempo medio perso stimato: 5 ore a settimana.
Best practice: snellimento della reportistica e dei KPI, utilizzo di dashboard dinamiche.
6 - FORMAZIONE
Cosa si intende: attività formative generiche, non mirate, troppa teoria, spesso scollegata da reali bisogni percepiti, nessun follow-up.
Tempo medio perso stimato: 5 ore all’anno.
Best practice: ricorso alla formazione on-demand, meno teoria e più pratica, con attività di follow-up misurabili e analizzabili.
I contenuti espressi sono frutto esclusivo di riflessioni personali e sono basati su esperienze individuali, professionali e umane. Il presente articolo non ha carattere scientifico né si basa su dati empirici. Non si intende sostituire analisi specialistiche né fornire verità assolute.