Piccola Guida allo Smart Working

Foto di Kevin Bhagat su Unsplash

Il settore della logistica e delle spedizioni è storicamente associato a fisicità e dinamismo: movimentazione, carico e scarico merce, trasporto via mare, aereo, terra. La trasformazione digitale sta però inevitabilmente aprendo nuovi orizzonti, soprattutto per chi opera “dietro le quinte”. Planning, fleet management, customer service, amministrazione: sono solo alcuni esempi di funzioni di supporto che potrebbero beneficiare di modelli di lavoro agili.
Il che non significa sostituire il lavoro operativo, ma trasformare in modo radicale l’efficienza di tutte le funzioni della catena di supporto, nonché l’attrattività dei contesti lavorativi.
Strumenti giusti e cultura aziendale aperta al cambiamento: questi i presupposti per cogliere l’opportunità di ridurre i costi, attrarre i talenti e migliorare la sostenibilità.

VANTAGGI:

·       Riduzione dei costi
Meno uffici, meno utenze, meno costi di manutenzione, grazie alla minor necessità di spazi fisici. Alcuni studi mostrano risparmi per le aziende fino al 30% sui costi.
I dipendenti eliminano il pendolarismo quotidiano, con risparmi fino a 3.000 € all’anno. Ne guadagnano inoltre in tempo libero e spazio per la vita personale. Decresce anche l’esposizione al traffico intenso, il numero di incidenti, l’ammontare dei ritardi, e il tasso di burnout. Aumenta invece il benessere.

·       Maggiore produttività
Ambienti di lavoro più tranquilli, e meno interruzioni. Le persone lavorano meglio se percepiscono autonomia e flessibilità. Aumentano contestualmente concentrazione, e motivazione. È stato dimostrato che il tasso di produttività subisce un incremento fino al 20% nei contesti in cui lo smart working è pratica consolidata: sparisce il fenomeno del micro-management e si lavora con più responsabilità.

·       Collaborazione Ottimizzata
Il lavoro agile semplifica la comunicazione e la collaborazione fra hub, spedizionieri, dogane e clienti. Grazie agli attuali strumenti di comunicazione digitale, si possono ridurre tempi di risposta e viaggi non necessari. Diverse analisi mostrano tempistiche di gestione dei processi accelerate fino al 43%.

·       Talent Attraction e Employer Branding
La logistica soffre spesso di carenza di personale qualificato, soprattutto in ambito operations e sales: la possibilità di assumere professionisti a distanza aumenta esponenzialmente il pool di talenti ai quali poter accedere. Le politiche di smart working rendono inoltre le aziende maggiormente attrattive, favoriscono la retention dei dipendenti e riducono il tasso di turnover.

·       Sostenibilità
Meno spostamenti del personale, meno emissioni di CO2, miglior aderenza agli obiettivi ESG.

RISCHI:

·       Alienazione
Saper tracciare i confini tra vita professionale e vita privata non sempre è facile. Dallo smart working – se non gestito correttamente – può emergere un profondo senso di isolamento, con conseguente maggior sviluppo di stress.

·       Perdita di coesione e collaborazione
L’eliminazione di momenti comuni – siano essi riunioni o momenti di svago – riduce il senso di vicinanza e portano spesso a difficoltà comunicative. Si tende inoltre a perdere la visione sull’obiettivo comune, faticando a percepire la motivazione e l’energia della collettività.

·       Difficoltà di coordinamento con il personale sul campo
Chi lavora in smart working potrebbe non avere percezione immediata di problemi di qualsivoglia natura: l’accesso limitato alle informazioni in tempo reale e la comunicazione asincrona possono arrivare a bloccare interamente determinate attività.
Inoltre, la mancanza di visibilità diretta su processi e operazioni rende più complessa la valutazione di carichi di lavoro, priorità, e criticità, rischiando di incorrere in una pianificazione poco realistica.

·       Scarsa definizione di ruoli e obiettivi
Responsabilità ambigue, priorità vaghe, e compiti che si sovrappongono. Con meno supervisione diretta si rischia di non sapere se si sta procedendo nella giusta direzione. Vale soprattutto per i nuovi arrivati.

BEST PRACTICE:

·       Implementare strumenti digitali all’avanguardia
Non solo software gestionali integrati e piattaforme di comunicazione, ma anche tool di project management e collaborazione live.

·       Strutturare la comunicazione
Determinare una cadenza chiara per gli aggiornamenti, così da mantenere focus su decisioni e risultati, e pianificare sempre momenti dedicati anche a feedback e supporto.

·       Definire chiaramente ruoli e obiettivi
Mansionari e job description redatti quanto più nello specifico possibile: dettagliare chi fa cosa evita sovrapposizioni, e chiarisce le responsabilità (tanto del singolo, quanto del team). Inoltre, KPI e sistemi di monitoraggio delle performance definiscono gli obiettivi: ogni persona deve sapere con precisione che cosa deve misurare e con quali scadenze.

·       Organizzare spazi e momenti comuni
Coffee break virtuali, town hall mensili, team building, per mantenere alta la coesione e mantenere vivi benessere, cultura e valori aziendali.

Perché non importa il dove, importa il come.

I contenuti espressi sono frutto esclusivo di riflessioni personali e sono basati su esperienze individuali, professionali e umane. Il presente articolo non ha carattere scientifico né si basa su dati empirici. Non si intende sostituire analisi specialistiche né fornire verità assolute.